Svuotare un ufficio è tecnicamente più semplice che svuotare una casa. Gli arredi sono modulari, gli oggetti hanno una funzione chiara, non c’è carico emotivo. La complessità sta altrove, in quello che gli armadi contengono. Un archivio di uno studio professionale custodisce dati di centinaia di persone che non sanno nemmeno che stai traslocando.
La responsabilità non finisce con l’attività
È il punto che sfugge più spesso. La chiusura o il trasferimento di un’attività non estingue gli obblighi verso i dati trattati. Chi era titolare del trattamento resta responsabile della sorte di quei dati anche nel momento in cui svuota i locali.
Tradotto in pratica, un faldone di cartelle cliniche, pratiche fiscali o contratti che finisce integro in un cassone della carta è un problema del professionista, non di chi ha portato via il cassone.
Per questo, quando svuoto un ufficio, la prima domanda non riguarda i mobili. Riguarda chi ha già selezionato i documenti.
Le tre categorie della carta
Prima dell’intervento, l’archivio va diviso da chi ne ha titolo. Non è un lavoro che possa fare io, perché non ho né la competenza né il diritto di leggere quei documenti.
- Da conservare. Documentazione soggetta a obblighi di conservazione ancora in corso, contabile, fiscale, contrattuale, previdenziale. Va imballata e trasferita, non smaltita.
- Da distruggere in modo sicuro. Tutto ciò che contiene dati personali e non è più soggetto a obbligo di conservazione. Non basta buttarlo, va reso illeggibile.
- Carta ordinaria. Cataloghi, riviste, modulistica in bianco, materiale promozionale. Questa sì, raccolta differenziata normale.
Il mio ruolo comincia quando la divisione è fatta ed è fisicamente evidente. Scatole separate, etichettate, in punti diversi della stanza.
Se arrivo in un ufficio e i faldoni da distruggere sono mescolati a quelli da conservare, il lavoro non parte.
La distruzione sicura
Per volumi piccoli un distruggidocumenti da ufficio è sufficiente, purché il taglio sia a frammenti e non a strisce. Le strisce si ricompongono con pazienza.
Per gli archivi veri esistono servizi di distruzione certificata, con contenitori sigillati, ritiro tracciato, distruzione industriale e rilascio di un attestato. È la strada da seguire quando il volume è consistente o quando la natura dei dati richiede di poter dimostrare cosa è stato fatto. Non è il mio mestiere e lo dico apertamente. Quando serve, indico di rivolgersi a chi lo fa per professione.
I supporti digitali, il punto più trascurato
La carta preoccupa tutti, i dischi quasi nessuno. Eppure in un ufficio dismesso si trovano computer, server, NAS, fotocopiatrici multifunzione, chiavette, dischi esterni e telefoni.
Due cose che quasi nessuno sa:
- Cancellare i file o formattare non basta. I dati restano recuperabili con strumenti ordinari. Serve una sovrascrittura sicura o, per i supporti da dismettere, la distruzione fisica del disco.
- Le fotocopiatrici multifunzione hanno un disco interno che conserva copia di ciò che è stato scansionato, copiato e stampato. Una multifunzione a noleggio che torna al fornitore, o venduta usata, può portarsi via anni di documenti. Va chiesto al fornitore come viene gestita la memoria.
I supporti da dismettere restano comunque RAEE e vanno conferiti come tali. La distruzione del dato e il corretto smaltimento dell’apparecchio sono due passaggi distinti, entrambi necessari.
Gli arredi, la parte facile
Scrivanie, cassettiere, armadi metallici, sedie operative e scaffalature si smontano e si movimentano bene. Alcune note pratiche.
Gli armadi metallici e le scaffalature sono ferro e hanno un buon percorso di recupero. Le sedie da ufficio sono composite e difficili da riciclare, come gli imbottiti domestici. Le pareti divisorie e i controsoffitti modulari richiedono smontaggio e verifica della composizione dei pannelli. Gli arredi in buono stato trovano collocazione con più facilità di quelli domestici, perché associazioni, scuole e realtà del terzo settore hanno spesso bisogno di scrivanie e armadi.
Coordinarsi con la riconsegna
Se il locale è in affitto, lo sgombero si incastra con i termini del contratto. Vanno verificati per tempo due punti. Se le opere fatte dal conduttore, pareti, impianti, insegne, vadano rimosse o restino, e in che stato il contratto prevede la riconsegna. Sono cose scritte nel contratto, e conviene rileggerle prima, non dopo.
Il punto
In un ufficio la parte delicata sono i dati, non gli arredi. La divisione dell’archivio in conservare, distruggere e carta ordinaria spetta a chi era titolare del trattamento e va fatta prima dell’intervento. La distruzione sicura richiede frammentazione o servizi certificati; i supporti digitali vanno bonificati e poi conferiti come RAEE, fotocopiatrici comprese. Gli arredi in buono stato hanno buone possibilità di riuso.
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